3 consejos antes de implementar un sistema o software de recursos humanos para tu empresa

3 consejos antes de implementar un sistema o software de recursos humanos para tu empresa

La administración del personal es un reto para las empresas hoy en día. Una de las áreas con más potencial para contribuir al desarrollo integral de una organización es, sin duda, el área de Recursos Humanos. Es por eso, que las organizaciones deben enfocarse en buscar soluciones a los problemas que se le presentan en el menor tiempo posible.

Un sistema o software de recursos humanos nos permite sistematizar y agilizar procesos que suelen ser morosos y donde es fácil equivocarse. En este artículo te compartimos 3 sencillos secretos para que tu empresa dé el siguiente paso y así esas tareas manuales sean un tema del pasado.

No puedes fijar las reglas que tienen que ver con el ámbito legal. Necesitas un sistema flexible al cambio.

Todos los parámetros que usamos para la generación de las planillas, los finiquitos, el cálculo de retroactivos, el cálculo de RC IVA, deben poder configurarse, cambiarse y guardarse de forma gradual y dinámica.  Las reglas del Ministerio de Trabajo, la Caja de Nacional de Salud, los coeficientes para el cálculo de planillas, las reglas para los aportes laborales, los parámetros para descuentos, etc. Toda esta normativa laboral debería estar guardada junto a cada planilla que se genere.  

Cuando revisamos lo que pasó hace seis meses para una auditoría o para resolver una queja laboral, tenemos que poder identificar los valores de configuración que se usaron en ese momento, es decir, las variables legales que se usaron y que uno no controla porque pueden cambiar y variar. De nada sirven los parámetros vigentes hoy cuando se está revisando el historial.

El sistema debe permitir deshacer o revertir todo lo que haces para rehacer cuando realices correcciones.

En recursos humanos aparecen todas las excepciones concebibles y es muy frecuente que tengamos que retroceder dos o tres meses, hacer alguna corrección en algún parámetro para volver a generar las planillas, retroactivos y finiquitos hacia adelante.   Si no puedes revertir y hacer ajustes a todas las operaciones que haces, incluyendo ir hacia atrás con todas las operaciones de recursos humanos, el sistema no sirve.

Esto es muy frecuente cuando no se actualizaron los parámetros correctamente, no se alimentó algún cambio en la normativa o cuando sale una instrucción de cambiar los parámetros de forma retroactiva.

Si tienes que hacer algo y debes digitarlo uno por uno, no sirve. El sistema debe subir en bloque y además permitir hacer un cruce de información.

En todo lugar donde se deben digitar datos, el sistema debe permitir cargarlos de forma masiva o en bloque, utilizando una hoja Excel o un archivo de texto.  Si un sistema te obliga a meter datos uno por uno en una planilla, no sirve. Sobre todo, cuando en la empresa hay muchas personas.  

Las operaciones en bloque o masivas no se limitan solo a la carga de datos para planilla, sino a todos los ajustes que se tienen que hacer en el sistema, incluyendo multas, penalidades, vacaciones, permisos, créditos fiscales, etc.

Para permitir efectuar verificaciones, el software deberá contar también con un mecanismo sencillo que permita exportar los datos para hacer un cruce de información rápido. En conclusión, el sistema debe permitir realizar procesos por lotes y tener mecanismos que agilicen las actividades del encargado de recursos humanos.

Por: Artexacta

Fuente: Vladimir Calderón (Gerente Comercial Artexacta) y Carla Cossio (Recursos Humanos MSC).

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